Existe basicamente duas forma de cancelar uma nota fiscal no seu sistema de gestão empresarial.
OBS: para ambos os casos, será necessário um certificado digital válido instalado no sistema (A1) ou conectado no computador (A3 + Macrosigner).
Caso a nota fiscal foi gerada através de um pedido de vendas, é possível cancelar o pedido e junto solicitar o cancelamento da nota fiscal emitida. Isso costuma ser útil caso precise corrigir o pedido de vendas para emitir a nota corretamente. Veja aqui como fazer este procedimento.
Outra forma mais simples é fazer o cancelamento diretamente da nota fiscal, independente dela ser gerada por pedido de vendas ou não. Isso pode ser útil no caso de precisar cancelar notas fiscais geradas fora do pedido de vendas, como notas de devolução ou remessa, por exemplo. Também pode ser cancelado notas de vendas, mas neste caso não fica cancelado o pedido de vendas que as gerou.
Para fazer o cancelamento direto das notas fiscais, siga o procedimento abaixo:
Vá ao menu FISCAL e acesse a opção NOTAS DE SAÍDA ou NOTAS DE ENTRADA (escolha o tipo de nota que precisa cancelar). Irá aparecer o filtro para buscar sua nota fiscal.
Filtro para notas fiscais
Ao filtrar, irá aparecer na lista suas notas fiscais desejadas. Simplesmente clique para selecionar a nota que precisa cancelar usando o marcador do lado esquerdo.
Após selecionar, clique no botão azul abaixo CANCELAR NF-e e aguarde o OK do procedimento.
Lista de notas e opção para selecionar qual será cancelada
Com isso irá aparecer que a nota fiscal foi cancelada e será visualizado o xml do cancelamento.
Observações: Alguns itens importantes devem ser verificados antes de tentar cancelar sua nota fiscal, como:
- Certifique-se que precisa mesmo cancelar a nota. Uma vez cancelada ela não pode mais ser re-aproveitada. Se for necessário, será preciso emitir outra nota fiscal no seu lugar.
- Certifique-se que ainda está dentro do prazo legal para cancelamento. Por exemplo, cancelamento de NFe no estado de São Paulo costuma ser autorizado até 24 horas após a emissão. Após este prazo é possível que a sefaz SP não autorize o cancelamento ou pode autorizar avisando que o cancelamento foi feito fora do prazo, podendo incidir em alguma multa ou taxa para este cancelamento. Isso pode variar muito de estado para estado, como multas ou taxas ou mesmo o prazo de cancelamento. Consulte a sefaz do seu Estado.
- Certifique-se que a nota fiscal foi mesmo transmitida e autorizada. Confirme o status da nota. Se no sistema ela aparece como não transmitida ou com algum problema de transmissão, selecione a nota e clique no botão azul "PROTOCOLAR NF-e" para atualizar o status. Só notas transmitidas e autorizadas podem tentar ser canceladas.
- Verifique se a nota fiscal consta em outros documentos fiscais. Caso exista CTe e/ou MDFe com esta nota fiscal também não será possível fazer o cancelamento. Nestes casos, é preciso cancelar primeiro o MDFe e/ou CTe para depois poder cancelar a NFe.
- Nota denegada não pode ser cancelada. Notas assim já estão confirmadas na sefaz e não podem ser utilizadas, tão pouco canceladas. Veja aqui o que é uma nota denegada.
Outras dúvidas sobre a necessidade de cancelar uma nota fiscal, fale com seu contador.
Dúvidas sobre o procedimento de cancelamento explicado acima, entre em contato com nosso suporte técnico.