Normalmente os lançamentos de contas a pagar são criados automaticamente através de pedidos de compras. Mas você tem a opção de também criar estes lançamentos de forma manual, sem vincular necessariamente a um pedido de compras. Isso é útil para você deixar registrado no contas a pagar qualquer tipo de lançamento que precise controlar. Com isso, você poderá acompanhar melhor os pagamentos de sua empresa nos mais diversos relatórios disponíveis no sistema.
Para criar um novo lançamento manual no contas a pagar, acesse o menu FINANCEIRO, depois vá em CONTAS A PAGAR e clique na opção LANÇAMENTOS. Será visualizado a tela de filtro para buscar lançamentos já salvos. Nesta mesma tela, clique no botão azul NOVO LANÇAMENTO.
Será visualizado a seguinte tela abaixo:
Vista geral de um novo lançamento no contas a pagar
Abaixo vamos explicar cada um dos "box" que aparecem para o lançamento.
Dados do Lançamento do Contas a Pagar
Este primeiro box contém informações sobre o fornecedor, identificação de documentos e datas. A data do lançamento (data lcto) é gerado automaticamente pelo sistema. A data de emissão é preenchido automaticamente mas poderá ser alterada. A data de vencimento é um dos principais campos do lançamento e servirá de base para o sistema considerar o pagamento deste lançamento se vai estar atrasado ou não.
Pedido de compra poderá ser informado opcionalmente, assim como nota fiscal de serviços e nota fiscal de produtos. Caso não tenha uma nota fiscal de produtos, mantenha o campo com "0" (zero).
No campo fornecedor deverá informar o cadastro do fornecedor no sistema (para cadastrar um fornecedor, vá no menu CADASTROS-->FORNECEDORES-->NOVO FORNECEDOR). Mantenha o campo "status" com a opção ATIVO
Identificação do fornecedor, documentos e datas
Classificação
Neste box, você pode classificar o lançamento quanto a grupo de pagamento, sub-grupo de pagamento e centro de custos. Isso facilita a busca do lançamento em relatórios financeiros e também o agrupamento dos mesmos tipos de contas a pagar. Estes campos são de preenchimento obrigatório.
Para criar ou editar as opções de grupo, sub-grupo de pagamentos ou centros de custo, veja aqui como fazer.
Classificação do lançamento
Dados do pagamento
Aqui neste box deverá ser informado como está previsto o tipo de pagamento e conta bancária cadastrada para efetuar o pagamento.
O tipo de pagamento poderá ser entre as opções cadastradas, como exemplo, boleto, cheque, cartão, etc. Para pagamentos em dinheiro normalmente é usado a opção "carteira/fatura".
Nos campos para conta bancária deverá ser selecionado uma conta cadastrada. Para pagamentos em dinheiro é comum selecionar a Conta Cofre. Assim que selecionar a conta os outros campos são preenchidos conforme cadastro.
Observação: o preenchimento destes dados é obrigatório mas a baixa do lançamento poderá ser feita com outras formas de pagamento. Por isso, não se preocupe com o tipo de pagamento aqui informado, ele só será confirmado na baixa do lançamento.
Forma de pagamento e conta utilizada
Dados do parcelamento
Nesta parte é informado o valor total do lançamento, despesas, multas, juros, descontos e também é possível configurar várias parcelas automaticamente.
Por exemplo, se este lançamento é de R$ 1500,00 com o pagamento em uma única parcela, configure assim:
- tipo lcto = Lançamento manual;
- periodicidade = Lançar por Mês;
- qtde parcelas = 1x;
- valor parcela = R$ 1500,00 (conforme exemplo);
- parcela de lançamento = 01/01
- despesa, multa, juros, desconto = informe caso seja necessário.
Outro exemplo, se o lançamento é no total de R$ 1500,00 mas com o pagamento em 10 parcelas, configure assim:
- tipo lcto = Lançamento automático;
- periodicidade = Lançar por Mês (para uma parcela por mês);
- qtde parcelas = 10x;
- valor parcela = R$ 150,00 (valor de cada parcela);
- parcela de lançamento = 01/10 (padrão inicial para a primeira de 10 parcelas)
- despesa, multa, juros, desconto = informe caso seja necessário.
Neste segundo exemplo, o sistema mostra mais abaixo o total de todas as parcelas juntas (no exemplo, R$ 1500,00), vai criar automaticamente 10 lançamentos/parcelas (01/10, 02/10, 03/10...) e todos com base no primeiro vencimento configurado no primeiro box (exemplo, configurado 05/08, as outras parcelas serão 05/09, 05/10...). Esta é uma forma extremamente fácil de usar um único lançamento para criar várias parcelas (outros lançamentos), referente ao mesmo pagamento.
Valor do lançamento e configuração de parcelas
Arquivos
Você poderá anexar arquivos como documentos, comprovantes, cópias de notas ou contratos e o que mais precisar referente ao pagamento deste lançamento. Até 3x arquivos podem ser anexados. Para isso use o botão "Escolher arquivo" para busca-lo no seu computador.
Anexando arquivos ao lançamento
Observações
O ultimo campo para preencher é de observações sobre o lançamento. Use este campo para colocar o máximo de informações referente a este pagamento. Isto poderá ser útil futuramente quando precisar consultar, por exemplo, o motivo deste lançamento. Este campo é um simples campo de texto mas que permite algumas opções de formatação.
Área para observações do lançamento
Após passar por todos os "box" do lançamento, finalize usando o botão azul INSERIR. Após isso seu lançamento em contas a pagar já está disponível para consulta e baixa. Caso tenha feito parcelamento do lançamento em 2x ou mais vezes, será gerado um lançamento para cada parcela.
Cada novo lançamento criado é gerado com o status como "Aberto", ou seja, ainda não pago. Para registrar o pagamento do lançamento, use a opção de baixar o lançamento.
Outras dúvidas sobre como criar um lançamento no contas a pagar, entre em contato com nosso suporte técnico.