Seu Sistema para Gestão Empresarial OGestor também tem a gestão dos seus pedidos de compras, mantendo-os organizados de forma prática e fácil. Através dos pedidos de compra é possível fazer a entrada de estoque dos produtos de forma integrada além de gerar lançamentos no contas a pagar.
Basicamente, existe duas formas de gerar os pedidos de compras. A primeira é através da importação de xml da nota fiscal do seu fornecedor. Isso pode ser feito pelo menu FISCAL-->IMPORTAR NOTA DE ENTRADA. Na tela que aparece, clique no botão indicado para selecionar o xml salvo da nota do seu fornecedor no seu computador. Após, selecione o campo abaixo com a opção indicada na imagem. Por fim, clique no botão azul "Importar XML". O sistema irá criar um pedido de compras com base nas informações do fornecedor e produtos da nota fiscal e também será gerado um lançamento para o contas a pagar.
Importando XML para criar um pedido
Outra forma de criar um pedido de compras é fazendo de forma manual, começando "do zero". Vá até o menu COMPRAS-->PEDIDOS-->NOVO PEDIDO.
Criando um novo pedido
Na tela que aparece, pelo menos informe o nome do fornecedor no campo indicado. Outras informações como data da compra, data e hora de entrega também podem ser configurados. Para salvar o pedido inicial, gerando seu número, clique no botão azul abaixo "Inserir".
Salvando o pedido de compras
Após salvo, o número do pedido aparece no canto superior esquerdo da tela, além de outras informações do cadastro do fornecedor. Sempre um pedido de compras começa com o campo de "situação" como "ATIVO". Desta forma é possível editar todos os parâmetros do pedido. Nesta parte é possível visualizar o botão azul "Adicionar Produto" para começar a inserir os itens.
Pedido salvo liberado para inserir os produtos
Após clicar no botão "Adicionar Produto", um campo para digitação do código ou descrição do produto fica disponível. É possível configurar CFOP e número de lote, caso necessário. Na frente estão os campos para quantidade e valor unitário. Este valor poderá ser carregado automaticamente do cadastro do produto, mas também pode ser editado aqui no pedido. Após configurar o produto, clique no botão de confirmação do item, conforme imagem. Será liberado outro campo para configurar outro produto, caso necessário.
Inserindo o produto no pedido
Após inserir cada um dos produtos, poderá ser configurado, mais abaixo, o box com as informações financeiras para o pagamento do pedido e demais parâmetros para gerar o contas a pagar. Para ver como configurar os tipos de pagamentos e parcelamentos, clique aqui. Para ver como configurar grupo e sub-grupos de pagamentos e centro de custo, clique aqui. Estas configurações precisam estar criadas antes de serem utilizadas no pedido.
Configurando opções de pagamento
No box mais abaixo é possível configurar dados referente aos impostos dos produtos. Estes campos podem vir já preenchidos caso o pedido foi criado através de importação do xml no sistema.
Detalhamento de impostos
Outro box que já vem preenchido com a importação do xml são os dados da NF-e Entrada, aproveitando os dados da nota fiscal do fornecedor, como chave da NFe, número, protocolo de autorização da NFe, etc.
Informações de nota do fornecedor
Os últimos box abaixo são para observações gerais do pedido e ajuste de valores de desconto ou outras despesas que serão somados ao total do pedido.
Observações gerais, outros valores e total
Por fim, na parte mais inferior do pedido, estão alguns botões de ação, como exemplo, "Salvar" o pedido ou gerar a impressão do mesmo.
O botão azul "Cadastro Rápido" permite criar um cadastro de produto apenas com um código, descrição e valor de custo (podendo posteriormente ser editado) para uso no pedido aberto.
Outro botão azul interessante é "Consultar Produtos", onde é possível buscar vários produtos e inseri-los de uma única vez dentro do pedido. Esta busca pode ser feita através de marca, grupo, sub-grupo, código, código do produto no fabricante e nome do fabricante, trazendo uma lista mais específica de produtos.
Clique no botão verde "Salvar" para gravar as informações do pedido.
Botões de ação do pedido
Nesta etapa, o pedido ainda está com situação "ATIVO", podendo ser totalmente editado. Para encerrar o pedido, gerando o contas a pagar e registrando a entrada dos produtos no estoque, é preciso salvar o pedido com a situação "CONCLUÍDO". Após isso, o pedido não pode mais ser editado.
Caso precise, ainda poderá deixar o pedido como "Cancelado". Para isso, use a opção do menu COMPRAS-->PEDIDOS-->CANCELAMENTO e informe o número do pedido que precisa cancelar. Para re-ativar um pedido de compras já cancelado, use a opção do menu COMPRAS-->PEDIDOS-->ATIVAR CANCELADOS, também informando o número do pedido.
Outras dúvidas sobre os pedidos de compras, entre em contato com nosso suporte técnico.