Este guia irá lhe ajudar a gerar seus primeiros pedidos de vendas, NF-e, baixar seu estoque e gerar seu contas a receber através do Sistema para Gestão Empresarial OGestor. Iremos demonstrar uma rotina básica, bem simples, envolvendo produtos, clientes, pedidos, NF-e , contas a receber e baixa do estoque.
A rotina abaixo descreve os seguintes passos:
- Preparando o sistema;
- Emitindo seu primeiro pedido de vendas;
- Consultando o saldo de estoque do produto.
- Consultando os lançamentos financeiros.
Preparando o sistema
Cadastro de produtos
Primeiro, é preciso ter seus produtos cadastrados no sistema. Para isso, clique aqui para ver um tutorial de como cadastrar seus produtos no sistema.
Lançando o estoque
Depois de cadastrado os produtos é preciso lançar o saldo físico de estoque para o sistema. Isso inicia a movimentação de estoque dos seus produtos no sistema. Para isso, clique aqui para ver um tutorial de como lançar o saldo de estoque dos produtos cadastrados.
Cadastrando o cliente
É preciso ter os clientes das suas vendas cadastrados no sistema. Para isso, clique aqui para ver um tutorial de como cadastrar facilmente seus clientes no sistema.
Configurando informações fiscais
Para o sistema fazer corretamente todos os cálculos de impostos e gerar a nota fiscal de forma correta é preciso deixar esses dados já configurados no sistema. Clique aqui para ver um tutorial de como configurar suas naturezas de operação e demais códigos fiscais de CFOP, ICMS, IPI, PIS e COFINS.
Configurando formas de pagamento/parcelamento
É preciso deixar configurado as formas de pagamento e parcelamento que serão utilizadas nas vendas. Clique aqui e veja como configurar estes pagamentos para utilizar nas suas vendas.
Emitindo seu primeiro pedido de vendas
Basicamente, é preciso seguir esta ordem:
- Criar proposta;
- Gerar o pedido de vendas através da proposta;
- Emitir uma NF-e através do pedido de vendas.
Criando uma proposta
Acesse o menu VENDAS, em seguida vá na opção NOVA PROPOSTA.
Vendas-->Nova Proposta
Criando uma proposta de vendas
Nesta primeira tela, sua venda ainda está com a situação como "Proposta" no qual você pode editar normalmente todas as informações. Configure o campo "Origem do frete", "Natureza de operação" (utilize o que foi configurado em "Config Operações"). Na parte de "Participantes" informe o nome do cliente cadastrado. Clique no botão azul "Inserir e continuar" para próxima parte.
Clique no botão azul "Novo" para começar a adicionar os produtos cadastrados. Digite o nome ou código do produto cadastrado, no campo "qtde" informe a quantidade vendida, no campo "valor un" será informado o valor unitário do produto, pode deixar o que apareceu no campo (valor de venda do cadastro) ou editar manualmente. Clique no botão de confirmação indicado para gravar o produto.
Inserindo os produtos na proposta
Na box "Valores" configure a forma de pagamento e parcelamento (já cadastrados). Por fim, clique no botão verde "Salvar" para gravar sua proposta.
Outros dados da proposta
Transportadora
Para ver como inserir uma transportadora na sua proposta, clique aqui. Informar uma transportadora é opcional.
Acessando os dados de transportadoras
Gerando um pedido
Assim que toda sua negociação com o cliente está completa e o pedido fechado, vamos precisar passar a situação de "Proposta" para "Pedido", liberando para emissão de NF-e. Acesse sua proposta salva no menu VENDAS e em seguida PROPOSTAS E PEDIDOS.
Vendas-->Propostas e Pedidos
Clique no botão indicado, do lado direito, para abrir sua proposta ou pedido.
Lista de propostas e pedidos
Dentro da proposta salva, na primeira parte superior, altere o campo "situação" para a opção "Pedido". Após isso clique no botão verde abaixo "Salvar" para transformar a proposta em pedido. Após gerar o pedido, o mesmo não pode mais ser editado.
Emitindo uma NF-e
Uma vez gerado o pedido de vendas, é muito fácil emitir uma NF-e. Com apenas dois cliques você consegue gerar uma NF-e.
Dentro do pedido de vendas, clique no botão azul abaixo "Gravar NF-e" para gerar a nota. Vai aparecer uma tela com o número da nota gravada.
Gravando a NF-e
Feito isso a nota está pronta para transmissão. Clique no botão azul abaixo "Transmitir NF-e" e aguarde a confirmação de autorização da nota.
Transmitindo a NF-e gravada
Você pode acessar o xml e pdf do Danfe da nota emitida clicando no box "Informações Fiscais NF-e" do pedido de vendas.
Arquivos da NF-e transmitida
Com isso, você terá o pedido de vendas finalizado, uma NF-e gerada, o estoque dos produtos da venda são baixados automaticamente e seu contas a receber é alimentado de forma muito fácil.
Consultando o saldo de estoque do produto.
Após cada ajuste manual do estoque ou pedidos de venda finalizados o sistema faz um registro da movimentação de saldo do estoque dos produtos, tanto para entrada quanto para saídas.
Ver a baixa automática do saldo de estoque.
Para ver a baixa do estoque do produto vendido (ou outras movimentações do estoque) acesse o menu "ESTOQUE", em seguida vá em "POSIÇÃO DO ESTOQUE". Ajuste o filtro de pesquisa por produto ou outros parâmetros. Clique no botão azul "Pesquisa". Irá aparecer os produtos da pesquisa com um resumo das entradas e saídas do estoque e também o saldo atual.
Estoque-->Posição do Estoque
Consulta de estoque do produto
Outra opção para ver o estoque é visualizando as movimentações de entrada e saída dos produtos. Clique no menu "ESTOQUE", em seguida em "MOVIMENTAÇÃO DE PRODUTOS". Ajuste o filtro de pesquisa por produto ou outros parâmetros. Clique no botão azul "Pesquisa". Irá aparecer, separados por entradas e saídas, todas as movimentações de estoque dos produtos filtrados na pesquisa.
Estoque-->Movimentação de Produtos
Movimentação do estoque de produtos
Consultando os lançamentos financeiros.
Suas vendas vão gerando automaticamente no sistema lançamentos financeiros no contas a receber, auxiliando seu controle financeiro.
Ver o lançamento de contas a receber gerado automaticamente
Para ver seus lançamentos em contas a receber, clique no menu "FINANCEIRO", em seguida "CONTAS A RECEBER" e acesse a opção "LANÇAMENTOS".
Financeiro-->Contas a Receber-->Lançamentos
Ajuste o filtro de pesquisa começando pela situação do lançamento (Em aberto, cancelado, liquidado). É possível outras opções de pesquisa como por cliente, por pedido, por período, etc.
Filtro para listar os lançamentos do Contas a Receber
Irá aparecer uma lista com todos seus lançamentos a receber, com informações do pedido de vendas que à gerou, tipo de pagamento, data de vencimento, entre outras informações
Lista de lançamentos contas a receber
Processo concluido
Você acaba de ver uma rotina de cadastros, vendas, estoques e financeiros. Muitas outras opções estão disponíveis para o sistema. Descubra mais sobre o Sistema para Gestão Empresarial OGestor aqui no nosso portal de Base de Conhecimento OGestor ou consulte nosso suporte para maiores informações.
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