A configuração do número de nota fiscal é de extrema importância para o sistema. Com esta configuração é possível continuar com a sequencia numérica correta de notas armazenadas na sefaz. A Secretaria da Fazenda basicamente controla a sequencia verificando o CNPJ do emitente, a série de emissão (veja aqui como configurar a série de emissão) e o número da nota fiscal.
Com excessão dos casos onde será a primeira emissão de nota com o CNPJ do emitente cadastrado, é preciso configurar a numeração correta para seguir a sequencia da sefaz. Uma vez configurado o ultimo número de nota emitido, o sistema continua a sequencia automaticamente.
Muitos problemas podem ser evitados quando a configuração de número de nota fiscal está correta. Principalmente nos casos onde o emitente já utilizou outros sistemas para emissão de notas. Para a sefaz, a sequencia de numeração de nota continua a mesma, independente do sistema utilizado.
O mais comum dos problemas é quando a sefaz informa sobre "Rejeição: Duplicidade de NF-e, com diferença na Chave de Acesso.". Normalmente costuma a ser quando o sistema emissor está transmitindo uma nota fiscal com um mesmo número e série que já constam na sefaz, mas com outra chave de acesso (possivelmente outra nota fiscal emitida por outro sistema). Em vários casos, pode ser até a mesma numeração de uma outra nota bem mais antiga.
Para evitar estes tipos de problemas, existem basicamente 3 formas de configurar a numeração correta da nota fiscal:
- Configuração ao fazer o primeiro acesso ao sistema;
- Informar o último número de nota manualmente;
- Ultimo número de nota fiscal configurado com a importação de outras notas.
Configuração da numeração com primeiro acesso ao emissor
Sempre que é finalizado um novo cadastro do emitente para uso do sistema, ao acessar a primeira vez o emissor, será visualizado uma tela especial para confirmação de algumas informações importantes. Algumas são: tipo de certificado digital, cidade e estado do cadastro, Inscrição Estadual e a numeração das notas fiscais.
Para a numeração, é solicitado informar basicamente uma das opções:
- Primera vez que vai emitir nota fiscal eletrônica. Este caso é quando o CNPJ do emitente é recém criado e nunca emitiu nota fiscal eletrônica. Será configurado para primeira nota com número 1;
- Configuração da numeração com importação de notas. Este procedimento configura o ultimo número de nota com base nos xml de outras notas importados no sistema. Veja sobre este procedimento mais adiante;
- Eu sei o ultimo número de nota fiscal emitida. Para configurar manualmente o ultimo número de nota e o sistema continuar com a sequencia normal. Veja mais sobre este procedimento adiante.
Ao salvar as configurações desta tela, o emissor já configura o ultimo número conforme informado.
Último número de nota informado manualmente
Este é um dos jeitos mais simples de configurar o último número de nota fiscal emitido para o sistema continuar a sequencia.
Para isso, basta acessar o menu lateral, na parte de "Notas Emitidas", ir até a opção "Importar".
Acessando opção de importar
Irá aparecer uma tela conforme abaixo. Vá até a parte direita desta tela, onde está escrito "Último número de NF-e emitido" e informe-o. Após isso, clique no botão abaixo "Enviar".
Opções de importação e configuração de número de nota
O sistema fica configurado para gerar uma nova nota fiscal com o número da sequencia logo após o que foi informado. Exemplo: configurado o número 75, a próxima nota que o sistema gerar será a 76.
Último número de nota configurado com importação de xml
O sistema também configura o último numero de nota emitido através da importação de xml de outras notas fiscais.
Para isso, basta acessar o menu lateral, na parte de "Notas de Saída", ir até a opção "Importar".
Importando xml
Irá aparecer uma tela conforme abaixo. Vá até a parte do lado esquerdo desta tela, onde está escrito "Escolher arquivo" para selecionar o xml em seu computador. Após isso, clique no botão abaixo "Importar".
Importando xml para configurar o número de nota
Assim, quando importar os arquivos xml, é feito automaticamente uma verificação do número mais alto de nota emitido, configurando automaticamente o sistema para o próximo número da sequencia.
Observação importante: O sistema emissor sempre configura o ultimo número de nota com o valor mais alto registrado entre as opções de configuração inicial, informação manual ou importação de xml. O número mais alto entre eles será configurado no sistema.
Outra coisa: uma vez emitido uma nota no sistema com um determinado número não é possível configurar no emissor para emitir com um número mais baixo, mesmo que configurado manualmente e que esteja disponível pela sefaz. O sistema emissor sempre continua a sequencia de números do último mais alto configurado.
Caso informe um número muito alto e fique outros números mais baixos sem utilização, faça o procedimento de inutilização destes números (veja aqui) para manter sua numeração atualizada com a sefaz.
Qualquer outra dúvida em relação ao configuração de numeração de notas, é só entrar em contato com nosso suporte através do chat online do sistema.