Em casos de erro em um CTe emitido mas que não possam ser corrigidos por carta de correção ou o prazo para cancelamento já expirou (normalmente 7 dias) é possível emitir um CTe de substituição. Erros referentes ao valor do frete cobrado poderão ser resolvidos com um CTe de substituição (mas é aconselhável tentar cancelar o CTe original e emitir um novo corretamente).
Antes de emitir um CTe de substituição, entre em contato com sua contabilidade. Uma vez emitido um CTe de substituição ele não poderá ser cancelado, mesmo dentro do prazo normal.
O que é?
Basicamente, um CTe de substituição "substitui" um outro CTe anterior que tenha algum tipo de erro, normalmente, valor incorreto de frete, por exemplo. Por isso, um CTe de substituição só pode referenciar um único CTe anterior (incorreto). Se precisar emitir CTe de substituição de , por exemplo, 5 CTe incorretos, serão necessários 5 CTe de substituição, um para cada.
O que é preciso?
O CTe de substituição só poderá ser emitido quando o tomador do frete (responsável por pagar o frete) seja contribuinte de ICMS.
Algumas informações não necessárias para emissão do CTe de substituição, como:
- Chave do CTe anterior (incorreto);
- Chave de NFe ou dados de documento fiscal sobre "Anulação de Valores" emitido pelo tomador do frete. É basicamente uma nota fiscal especial emitida pelo tomador do frete indicando anulação do valor do frete cobrado (no caso de CTe com frete incorreto).
Como emitir um CTe de substituição?
No seu emissor oGestor, basicamente, faça novamente um novo CTe com os mesmos dados de emitente, remetente, destinatário, carga, notas fiscais, enfim, os mesmos dados que foram usados no CTe anterior. O que muda, em resumo, é na primeira aba do CTe no sistema. Coloque o campo Tipo do CT-e para a opção "CT-e de Substituição".
Campo para o tipo do CTe
Com esta opção irão aparecer alguns campos adicionais na mesma aba do sistema. No campo para o tipo de documento, escolha a opção que foi gerada pelo tomador do frete para o documento fiscal de "Anulação de Valores ".
Tipo de documento do tomador
Se o tomador emitiu uma nota eletrônica para isso, indique a primeira opção. O seguinte campo abaixo fica disponível para preenchimento da chave.
Chave de acesso da NFe de anulação de valores emitida pelo tomador do frete
Caso o tomador tenha emitido outro documento fiscal de anulação de valores que não seja do tipo nota fiscal eletrônica (por exemplo, nota fiscal convencional), escolha a segunda opção e preencha os campos indicados conforme imagem abaixo.
Opção de nota fiscal convencional
No caso do tomador do frete ser outra transportadora ele deverá emitir um CTe de anulação. Com a chave deste CTe, use a terceira opção e preenchimento dos campos indicados conforme imagem abaixo.
Chave de CTe de anulação emitido pelo tomador
Independente do documento fiscal emitido pelo tomador, será preciso informar a chave do seu CTe anterior que ficou incorreto.
Informar a chave do CTe que ficou incorreto e será substituido
Após isso, preencha corretamente o campo que ficou errado no CTe anterior, por exemplo, o valor do frete cobrado.
Depois de tudo preenchido, basta Salvar, Validar e Transmitir para Sefaz, como de costume.
Em resumo, o CTe de substituição contem os mesmos dados do CTe anterior, mas com campos corrigidos e a informação da chave do CTe incorreto e os dados do documento fiscal emitido pelo tomador.
Dúvidas sobre a obrigatoriedade de emitir um CTe de substituição, entre em contato com sua contabilidade.
Outras dúvidas sobre como emitir um CTe de substituição no seu emissor oGestor, entre em contato com nosso suporte técnico.