Central de Arquivos

  • Por: Ricardo Garutti
  • há 8 meses

O painel de revendedor oGestor agora conta com uma grande novidade. Trata-se de um ambiente de troca e armazenamento de arquivos entre a revenda e seus clientes. É Central de Arquivos oGestor.

Com isso, é possível, por exemplo, um revendedor enviar arquivos de vários tipos (contratos, planilhas, certificados digitais, guias de pagamentos, documentos em geral) para cada um dos seus clientes, e vice-versa. Tudo isso feito de forma segura e confiável.

Pode ser utilizado por:

  • Revendedores dos sistemas oGestor;
  • Escritórios contábeis;
  • Empresas de informática;
  • Outras empresas que gostariam de ter a troca de arquivos com seus clientes de forma segura, centralizada e fácil.

A quantidade de armazenamento de arquivos é ilimitada.

Cada cliente terá acesso apenas aos seus documentos, mas através do painel de revenda, você poderá ter acesso a todos eles, cada um em uma pasta, uma para cada cliente.

Do lado do painel de revenda:

Acesse seu painel de revenda através do site revendedores.ogestor.com.br com seu e-mail e senha de login.

Ao acessar o painel de revenda, vá no menu superior e clique na opção "Central de Arquivos".

Acessando a central de arquivos

Acessando a central de arquivos

Depois de clicar na "Central de Arquivos" irá aparecer uma tela inicial como esta abaixo. Basicamente, trata-se de uma pasta principal, com o nome da sua revenda/contabilidade.

Tela inicial da central de arquivos

Tela inicial da central de arquivos

Ao clicar com o mouse sobre o nome da pasta irá aparecer várias outras pastas, cada uma referente a um cliente da contabilidade cadastrado. Neste exemplo, a contabilidade possui um cliente chamado "Emitente Teste LTDA" onde aparece sua pasta.

Exemplo de uma pasta de cliente vinculada a pasta principal

Exemplo de uma pasta de cliente vinculada a pasta principal

Depois de clicar sobre a pasta principal da contabilidade, já é possível criar uma nova pasta "filho" vinculada a esta. Para isso, utilize o botão verde acima e a direita "+ Criar". Assim, você pode criar uma ou mais pastas personalizadas, para uso da própria contabilidade, por exemplo.

Usando a opção para criar uma nova pasta

Usando a opção para criar uma nova pasta

Ao clicar na pasta de cada cliente (no exemplo, Emitente Teste LTDA) irá aparecer uma lista de pastas disponíveis para os arquivos deste cliente. Caso não tenha ainda nenhuma pasta, clique com o mouse na pasta principal do cliente e use o botão verde "+ Criar". Estas pastas, dentro da pasta principal do cliente, poderão ser acessadas por ele, do painel de clientes (ver mais abaixo). Cada cliente só irá ter acesso a suas pastas e arquivos.

Exemplo de pastas do cliente

Exemplo de pastas do cliente

Ao clicar em cima de alguma destas pastas, você poderá visualizar, na tela do lado direito, os arquivos armazenados (e outras pastas, caso existam). No exemplo abaixo, estamos vendo o conteúdo da pasta "Nova Pasta" do cliente "Emitente Teste LTDA". Perceba que esta pasta contem uma outra pasta ("Outra pasta"), ela aparece tanto na estrutura do lado esquerdo quanto ao lado dos arquivos do lado direito da tela. Na tela do lado direito, basta dar um duplo clique no mouse sobre ela para abrir e ver seu conteúdo.

Exemplo de conteúdo de uma pasta selecionada

Exemplo de conteúdo de uma pasta selecionada

Note que, conforme imagem, que cada arquivo salvo na pasta possui um botão de "Ações", úteis para cada arquivo.

  • Informações - são dados gerais sobre o arquivo salvo, como nome completo do arquivo, data que foi salvo, data de alteração, usuário, etc. Poderá aparecer também um comentário salvo por quem colocou o arquivo;
  • Comentário - esta opção irá ficar disponível para quem colocou o arquivo ter a possibilidade de digitar uma breve observação ou comentário sobre o arquivo, para que serve, sua importância, etc;
  • Baixar - opção para salvar uma cópia do arquivo em seu computador;
  • Excluir - opção para excluir o arquivo da pasta (cuidado ao usar esta opção, depois de usa-la não dá para "voltar" o arquivo para pasta).
Opções de ação para cada arquivo

Opções de ação para cada arquivo

Inserindo um novo arquivo

Para inserir um novo arquivo, clique na estrutura do lado esquerdo para entrar na pasta desejada, onde irá salvar o arquivo, e na tela do lado direito, utilize o botão superior direito para carregar o arquivo (conforme marcado na imagem). Ao clicar no botão irá solicitar selecionar o arquivo desejado no seu computador.

Botão para inserir um novo arquivo na pasta

Botão para inserir um novo arquivo na pasta

Inserindo uma nova pasta

Esta é outra forma de inserir uma pasta. Para inserir, clique na estrutura do lado esquerdo para entrar na pasta desejada, onde irá salvar a nova pasta, e na tela do lado direito, utilize o botão superior direito (penúltimo botão) para criar uma nova pasta (conforme marcado na imagem). Após isso, no ícone que vai aparecer, apenas coloque o nome da pasta e clique no botão verde para confirmar.

Criando uma nova pasta

Criando uma nova pasta


Do lado do cliente:

O cliente poderá acessar e inserir seus novos arquivos através do painel do cliente. Acesse o site clientes.ogestor.com.br com o e-mail e senha de login, o mesmo do cadastro para acessar o sistema emissor.

Ao acessar o painel do cliente vá no menu superior e clique na opção "Central de Arquivos".

Acessando a Central de Arquivos

Acessando a Central de Arquivos

Todas as telas e modos de utilização são o mesmo da contabilidade. Basicamente, a única e fundamental diferença em relação ao acesso da contabilidade é que o cliente só consegue ver as suas pastas (a contabilidade terá um acesso mais amplo, com todas as pastas de todos os clientes).

Motivos para usar a Central de Arquivos oGestor

Você poderá utilizar a Central de Arquivos oGestor sempre que precisar enviar algum arquivo importante para seu cliente, ou vice-versa.

Este sistema é ideal para troca de documentos entre contabilidade e seus clientes, por exemplo. Tudo centralizado e seguro.

Todos os tipos de documentos, planilhas, imagens, arquivos PDF, guias de recolhimento em geral, contratos, e até arquivos de certificado digital (A1) poderão ser utilizados na Central de Arquivos.

Com isso, você evita troca de documentos importantes por e-mail, ou mesmo compartilhamento em nuvem, muitas vezes não seguros. É possível salvar os mais variáveis tamanhos de arquivos, quase sempre limitados quando se usa o e-mail comum.

Para o cliente, poderá acessar de forma totalmente online, de qualquer navegador, todos os seus arquivos e pastas. Para a contabilidade, é uma forma moderna, segura e muito fácil de ter todos os arquivos que precisar, de qualquer cliente cadastrado, tudo sempre a mão.