Configurando disparo de e-mails do cofre de notas

  • Por: Ricardo Garutti
  • há 3 meses

É possível configurar um disparo automático de e-mail para cada nota fiscal que for armazenada automaticamente no cofre de notas. Isso pode ser útil para, por exemplo, avisar o destinatário da sua nota que foi emitido documento fiscal para ele. Mas isso só irá funcionar se o e-mail do destinatário for informado no documento fiscal.

É possível até configurar no e-mail disparado um acesso simplificado ao cofre de notas para que o próprio destinatário pegue sua cópia do documento fiscal emitido.

Acesse o site cofre.ogestor.com.br. No menu superior vá em ENVIO DE E-MAIL.

Configuração de envio e-mail

Configuração de envio e-mail

Será visualizado uma lista de configurações de disparos de e-mail. Por padrão a lista começa vazia. Para incluir uma nova configuração de disparo, clique no botão verde + NOVO.

Lista de envios por e-mail configurados

Lista de envios por e-mail configurados

A tela irá mostrar basicamente os campos para configurar o tipo de disparo de e-mail, descrição deste disparo e assunto do e-mail, cores de cabeçalho e rodapé, opções de incluir logo da sua empresa e o texto/conteúdo principal do e-mail.

Configurações para envio de novo e-mail

Configurações para envio de novo e-mail

Para este tipo de disparo de aviso de nota emitida deixe sempre o tipo como "Disparo de alerta de novo documento fiscal importado". Ou seja, este tipo habilita o envio automático de e-mail de alerta para o destinatário do documento fiscal assim que o mesmo é importado no cofre de notas.

Tipo de e-mail a ser enviado

Tipo de e-mail a ser enviado

No campo DESCRIÇÃO coloque uma breve informação sobre o que se trata este disparo de e-mail. Isso serve para distinguir de outros disparos salvos na lista de configurações.

O campo ASSUNTO deve ser preenchido com o assunto do e-mail que o destinatário irá receber. Procure colocar um texto breve e simples, o mais direto possível ao assunto. Veja um exemplo na imagem abaixo.

Descrição do envio e assunto do e-mail

Descrição do envio e assunto do e-mail

Ao clicar na barra preta de cor de cabeçalho ou cor de rodapé irá aparecer um simples seletor de cor. Basta, com mouse, selecionar a tonalidade na escala a direita e sua variação de cor no quadro principal. Esta seleção de cor afeta o visual de algumas barras horizontais que aparecem no e-mail disparado, no cabeçalho ou rodapé.

Customização de cor

Customização de cor

Nos campos de logo é possível colocar automaticamente o logo da sua empresa no cabeçalho e/ou rodapé do e-mail disparado. Aconselhamos a utilizar esta opção para o e-mail ficar o mais customizado possível com sua empresa e seu cliente identificar o conteúdo de forma mais confiante, evitando se confundir com um e-mail de spam qualquer.

Logos no e-mail

Logos no e-mail

Mais abaixo aparece o campo maior para inserção e edição do texto principal do e-mail, que será visualizado entre os logos e barras coloridas do cabeçalho e rodapé.

Conteúdo e formatação do texto do e-mail

Conteúdo e formatação do texto do e-mail

Procure inserir um texto simples e objetivo, neste exemplo, explicando que o cliente está recebendo um aviso de documento fiscal emitido para ele.

Existe uma ferramenta para inserir algumas informações automáticas no meio do texto, como nome do destinatário da nota, endereço de e-mail cadastrado e até um botão para acesso da nota emitida (acesso simplificado do cofre de notas). Para isso, posicione o cursor aonde a informação automática irá aparecer no texto e clique no menu de formatação, no botão semelhante a um "envelope".

Campos automáticos

Campos automáticos

Será apresentado as opções de campos automáticos disponíveis. A opção NOME PARTICIPANTE irá mostrar no e-mail o nome do destinatário do documento fiscal. A opção E-MAIL PARTICIPANTE irá mostrar o e-mail cadastrado do destinatário. A opção AÇÃO DE LOGIN irá disponibilizar no texto um botão para fazer um acesso simplificado ao cofre de notas (e ter acesso ao xml e pdf da nota emitida.

Campos automáticos disponíveis

Campos automáticos disponíveis

Selecione uma opção de cada vez, uma para cada parte do texto, e clique no botão abaixo da tela, OK.

Gravando o campo automático

Gravando o campo automático

Neste exemplo da imagem abaixo, foi posicionado o cursor após a palavra "Olá", utilizado a opção de campo automático NOME PARTICIPANTE e clicado no botão OK. O campo automático nesta tela fica com "##" no começo e no final, não altere isso. Com isso, o sistema informa o nome do destinatário do documento fiscal automaticamente ao disparar o e-mail.

Exemplo de texto do e-mail com campo automático inserido

Exemplo de texto do e-mail com campo automático inserido

Após configurar seu texto principal, com ou sem os campos automáticos, basta finalizar no botão verde SALVAR na parte superior da tela. Se tudo estiver configurado corretamente, após salvar estas informações, assim que o cofre de notas importar um novo documento será disparado um e-mail de aviso automaticamente para o destinatário.

Outras dúvidas sobre o envio automático de e-mail do cofre de notas, entre em contato com nosso suporte técnico.